【連載・最終回】１年目から知っておきたい!　監査のExcel入門～③ ショートカットや機能を使って効率化！

村上昌志

【編集部より】
監査法人スタッフとして働き始めて直面するExcelでの膨大な作業。大手企業では会計システムが導入されているとはいえ、経理業務ではExcelを使わない日がないというほど当たり前のツールであり、監査業務においてもExcelを使いこなせないことには始まらないと聞きます。
そこで、本企画では、公認会計士試験を終えて、監査法人スタッフとして実務に就く際に、まずは知っておきたいExcelの使い方や作法を、Excelのセミナー講師なども務める村上昌志さんに伝授していただきます！（全３回予定）
第１回：監査でExcelをどのように使うのか
第２回：重要な関数はこの４つ！

今回は、Excelを使いこなすためにぜひ覚えておきたい入門者向けのショートカットや機能を厳選して紹介します。
これらは覚えれば覚えるほど操作がスムーズになり、作業時間の大きな短縮にもつながります。
１日１つでもいいので、ぜひ少しずつ覚えていってください。
塵も積もれば山となる。
気づいた時には大きな差になっています。

では、早速見ていきましょう。

なお、今回はWindowsノートパソコンを前提に進めます。MacBookバージョンも記載していますが、すべてをカバーしていない点はご容赦ください。

クイックアクセスツールバーを使いこなそう

MacBookでは「Altキー」がありませんが、クリックするだけで発動するので設定を推奨します。

まずは便利な機能である「クイックアクセスツールバー」を紹介します。
これを使いこなすと、Excelの操作が劇的に加速します。

具体的には下記の手順で、よく使う機能を追加することにより、「Alt」と「数値」で、対応する機能の高速発動が可能になります。
なお、本記事では、「+」は同時押し、「→」は順番押しという意味で説明します。
例：Alt + 数値

準備手順

①　Excelの左上にある下矢印を選択する

②　その他のコマンドを選択する

③　不要なものを削除して、必要なものを追加

補足

上記①のようなクイックアクセスツールバーが表示されていない場合は、下記A～Cのいずれかの方法で試してください。

方法A　「Alt → F → T」でオプションを開く → クイックアクセスツールバーを選択する

方法B　上にある検索ボックスで検索をかける

方法C　右クリック → 「メニューの検索」で検索する

ショートカット

次に、ショートカットを紹介します。
まずは、下記に今回紹介するショートカットを列挙してみました。
一見多くて大変そうに見えますが、この後に、覚えやすいよう個別に図を用いて紹介しているので、ぜひ諦めずに最後まで読んでください。

正確には「Alt」関連は機能ですが、今回はショートカットに含めて説明しています。
「N/A」は、該当なしという意味で記載しています。

それでは、個々のショートカットを見ていきましょう。

高速の移動と選択

まず紹介するのは、セルの高速操作です。セルの移動は下記図のように、「Ctrl + 矢印」などを活用して高速化しましょう（たとえ数万行でも瞬時にワープできます）。

なお、MacBookでは、「Ctrl」を「Command」に置き換えて読んでください。

これだけではまだイメージが難しいと思います。
以下の図で、個別に見ていきます。

そして下記は、どのセルにいても瞬時に「A1」セルに戻るショートカットです。
どこかをクリックして、このショートカットを押してみてください。
たとえ100万行目ぐらいの最果ての地にいても、瞬時に戻ってくることができます（こちらはMacBookでもCtrlです）。

３桁区切り（書式）

次に紹介するのは、数値を見やすく表示するためのショートカットです。
数値をそのまま羅列すると見にくいので、数値は基本的に３桁区切りで表示します。
そして、以下のショートカットで３桁区切りにできます。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
Ctrl + Shift + 1	３桁区切りカンマ	⌘ + Shift + 1
Alt → H → K	３桁区切りカンマ （負の値は赤字）	N/A（※）

MacBookは「Alt」がなく、書式設定で変更します。

２つも覚えるのは大変かと思いますので、まずは１つ目から覚えてみてください。

保存

次に紹介するのは「保存」です。
会社の貸与PCは厳重なセキュリティー対策をしているので、動作が非常に重く、PCが固まったり落ちたりが頻繁に発生します。

そのため、こまめな保存が必要になります。
次のショートカットを使って定期的に保存しましょう。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
F12	名前を付けて保存（新規保存）	F12
Ctrl + S	上書き保存	⌘ + S

それでも、作業に集中して保存を忘れる時があります。
そんな時は次のとおり、ファイルタブを押して、ブックの管理にある自動回復データから復元を試してみましょう。

＜参考＞自動回復用データの保存間隔は以下で設定できます。

高速の画面移動

次に、「画面分割の方法」を紹介します。
例えば、複数の資料を見比べる際に、画面を分割して同時に表示できると便利です。
そんなときに役立つのが、このショートカットです。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
windows + D	全てのウィンドウ・アプリを縮小	⌘ + option + H + M

MacBookでは、フルスクリーン状態を解除してから行う必要があります。

次に、画面分割の方法を紹介します。

例えば、複数の資料を見比べる際に、画面を分割して同時に表示できると便利です。
そんなときに役立つのが、このショートカットです。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
windows + 右矢印or左矢印	画面分割	N/A （Mission Controlを推奨）

そして、ウィンドウ画面の切り替えもショートカットでできます。
Altを押したままTabを押すと、スムーズに画面を切り替えることが出ます。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
Alt + Tab	ウィンドウ画面・アプリの切り替え	⌘  +  Tab（ →| ）

さて、ここから少しペースアップします。

ミスをした時に便利なショートカット

ミスをしたときは、瞬時にこのキーを押して、元に戻します。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
Ctrl + Z	一つ戻る	⌘ + Z
Ctrl + Y	一つ進む	⌘ + Shift + Z

表示倍率を自由に変えよう

表示倍率は頻繁に変更するので、以下のショートカットでスムーズに行います。
（トラックパッド２本指でも可能です）

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
Ctrl + マウスホイール	拡大・縮小	⌘ + control + マウスホイール （トラックパッド２本指を推奨）
Alt → W → J	表示倍率を100%にする	N/A

余談ですが、「Ctrl + Shift + マウスホイール」で、横スクロールができます。
MacBookでは、「Command + Shift + マウスホイール」です。

列幅の自動調整

監査調書を作成する際、列幅を適度に調整して見やすくする必要があります。
そこで活躍するのが次のキーです。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
Alt → H → O → I（ホイ）	列幅自動調整	N/A

具体的には以下のように行います。

検索のショートカット

そしてこのショートカットも外せません。頻繁に使用します。

下記のショートカットを使うことにより、Excelに限らず、PDFやWeb画面など、様々な場面で瞬時にキーワードを検索することができます。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
Ctrl + F	検索	⌘ + F

コピペ

最後にコピペを紹介します。
意外かもしれませんが、今回紹介する中では最も難しいです。
まず、基本的なコピペは、次のショートカットで行います。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
Ctrl + C	コピー	⌘ + C
Ctrl + V	ペースト（貼り付け）	⌘ + V

それでは早速コピペの例を見ていきましょう。
下記図では、SUM関数が入っている緑のセル（C列６行目）を横のセルにコピーしようとしています。

ここでお気づきかもしれませんが、普通のコピペでは、色も数式もコピペをすることになります。
しかし、色をコピーしたくない場合や、関数を無視して値（上記例では140）だけを貼り付けたいケースもあります。
そのため、状況に応じてコピペの方法を使い分ける必要があります。

そこでまず、セルとバリューの概念について説明します。
cell：Excelのワークシート上の１つのマス目
value：セル内に入力されたデータそのもの
以下で図を使って説明すると、セルは箱で、その中に入っているものがバリューというイメージです。

ここで上記のイメージ通りに考えると、書式設定でセルに色を塗っても、外側のセルの色が変わるだけであり、中の値は変わりません。
つまり、Excelを扱う上で、cellとvalueを分けて考える必要があります。

cell → 書式

value → 数値や文字（値）

話を戻します。
cellだけペースト、valueだけペーストというように、ペーストの方法を使い分ける必要があります。
具体的には、次のようなショートカットを使います。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
Ctrl + V	単純なペースト （valueもcellもペースト）	⌘ + V
右クリック → V	値貼り付け （valueのみペースト、ValueのV）	N/A
右クリック → F → Enter	数式ペースト（FormulaのF）	N/A
右クリック → R	書式ペースト（cellのみペースト）	N/A

※右クリックの代わりにアプリケーションキーも可能です。

そして、実際にそれぞれの方法でペーストしてみると次のようになります。

なお、上記４種類は暗記を推奨しますが、覚えられない場合は、以下のショートカットで貼り付け画面を起動して選択しても問題ありません。

Windowsキー	説明	（参考）MacBookキー
Alt + Ctrl + V	張り付けオプションの起動	⌘ + option + V

おわりに

以上がショートカット入門編でした。
そして、今回で全３回の連載が終了です。

本連載第１回で述べたとおり、監査で最も使用するツールはExcelです。
そのため、Excelを使いこなすことで大きなパフォーマンス向上が期待できます。
入社してからでもぜんぜん遅くないですが、時間がある今こそ入門編をマスターするチャンスです。

ここまで読んでくださり、ありがとうございました。

【執筆者紹介】

村上　昌志（むらかみ　まさし）

公認会計士試験に合格後、コンサルティング会社で原価計算や創業支援、事業計画作成等の業務を経験し、監査法人へ転職。監査法人では金融を主軸としつつ、卸売業、アミューズメント、エネルギー業等、多岐にわたって監査を経験。最近ではIPO業務に力を入れている。
また、若手向けに監査Excel研修を毎年開催しており、監査調書の作り方も一緒に学べると好評である。
・X（旧Twitter）@masashikaikei