【連載・最終回】1年目から知っておきたい! 監査のExcel入門~③ ショートカットや機能を使って効率化!


村上昌志

【編集部より】
監査法人スタッフとして働き始めて直面するExcelでの膨大な作業。大手企業では会計システムが導入されているとはいえ、経理業務ではExcelを使わない日がないというほど当たり前のツールであり、監査業務においてもExcelを使いこなせないことには始まらないと聞きます。
そこで、本企画では、公認会計士試験を終えて、監査法人スタッフとして実務に就く際に、まずは知っておきたいExcelの使い方や作法を、Excelのセミナー講師なども務める村上昌志さんに伝授していただきます!(全3回予定)
第1回:監査でExcelをどのように使うのか
第2回:重要な関数はこの4つ!

今回は、Excelを使いこなすためにぜひ覚えておきたい入門者向けのショートカットや機能を厳選して紹介します。
これらは覚えれば覚えるほど操作がスムーズになり、作業時間の大きな短縮にもつながります。
1日1つでもいいので、ぜひ少しずつ覚えていってください。
塵も積もれば山となる。
気づいた時には大きな差になっています。

では、早速見ていきましょう。

なお、今回はWindowsノートパソコンを前提に進めます。MacBookバージョンも記載していますが、すべてをカバーしていない点はご容赦ください。

クイックアクセスツールバーを使いこなそう

MacBookでは「Altキー」がありませんが、クリックするだけで発動するので設定を推奨します。

まずは便利な機能である「クイックアクセスツールバー」を紹介します。
これを使いこなすと、Excelの操作が劇的に加速します。

具体的には下記の手順で、よく使う機能を追加することにより、「Alt」と「数値」で、対応する機能の高速発動が可能になります。
なお、本記事では、「+」は同時押し、「→」は順番押しという意味で説明します。
例:Alt + 数値

準備手順

① Excelの左上にある下矢印を選択する

② その他のコマンドを選択する

③ 不要なものを削除して、必要なものを追加

補足

上記①のようなクイックアクセスツールバーが表示されていない場合は、下記A~Cのいずれかの方法で試してください。

方法A 「Alt → F → T」でオプションを開く → クイックアクセスツールバーを選択する

方法B 上にある検索ボックスで検索をかける

方法C 右クリック → 「メニューの検索」で検索する

ショートカット

次に、ショートカットを紹介します。
まずは、下記に今回紹介するショートカットを列挙してみました。
一見多くて大変そうに見えますが、この後に、覚えやすいよう個別に図を用いて紹介しているので、ぜひ諦めずに最後まで読んでください。

正確には「Alt」関連は機能ですが、今回はショートカットに含めて説明しています。
「N/A」は、該当なしという意味で記載しています。

それでは、個々のショートカットを見ていきましょう。

高速の移動と選択

まず紹介するのは、セルの高速操作です。セルの移動は下記図のように、「Ctrl + 矢印」などを活用して高速化しましょう(たとえ数万行でも瞬時にワープできます)。

なお、MacBookでは、「Ctrl」を「Command」に置き換えて読んでください。

これだけではまだイメージが難しいと思います。
以下の図で、個別に見ていきます。

そして下記は、どのセルにいても瞬時に「A1」セルに戻るショートカットです。
どこかをクリックして、このショートカットを押してみてください。
たとえ100万行目ぐらいの最果ての地にいても、瞬時に戻ってくることができます(こちらはMacBookでもCtrlです)。

3桁区切り(書式)

次に紹介するのは、数値を見やすく表示するためのショートカットです。
数値をそのまま羅列すると見にくいので、数値は基本的に3桁区切りで表示します。
そして、以下のショートカットで3桁区切りにできます。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
Ctrl + Shift + 13桁区切りカンマ⌘ + Shift + 1
Alt → H → K3桁区切りカンマ
(負の値は赤字)
N/A(※)

MacBookは「Alt」がなく、書式設定で変更します。

2つも覚えるのは大変かと思いますので、まずは1つ目から覚えてみてください。

保存

次に紹介するのは「保存」です。
会社の貸与PCは厳重なセキュリティー対策をしているので、動作が非常に重く、PCが固まったり落ちたりが頻繁に発生します。

そのため、こまめな保存が必要になります。
次のショートカットを使って定期的に保存しましょう。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
F12名前を付けて保存(新規保存)F12
Ctrl + S上書き保存⌘ + S

それでも、作業に集中して保存を忘れる時があります。
そんな時は次のとおり、ファイルタブを押して、ブックの管理にある自動回復データから復元を試してみましょう。

<参考>自動回復用データの保存間隔は以下で設定できます。

高速の画面移動

次に、「画面分割の方法」を紹介します。
例えば、複数の資料を見比べる際に、画面を分割して同時に表示できると便利です。
そんなときに役立つのが、このショートカットです。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
windows + D全てのウィンドウ・アプリを縮小⌘ + option + H + M

MacBookでは、フルスクリーン状態を解除してから行う必要があります。

次に、画面分割の方法を紹介します。

例えば、複数の資料を見比べる際に、画面を分割して同時に表示できると便利です。
そんなときに役立つのが、このショートカットです。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
windows + 右矢印or左矢印画面分割N/A (Mission Controlを推奨)

そして、ウィンドウ画面の切り替えもショートカットでできます。
Altを押したままTabを押すと、スムーズに画面を切り替えることが出ます。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
Alt + Tabウィンドウ画面・アプリの切り替え⌘  +  Tab( →| )

さて、ここから少しペースアップします。

ミスをした時に便利なショートカット

ミスをしたときは、瞬時にこのキーを押して、元に戻します。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
Ctrl + Z一つ戻る⌘ + Z
Ctrl + Y一つ進む⌘ + Shift + Z

表示倍率を自由に変えよう

表示倍率は頻繁に変更するので、以下のショートカットでスムーズに行います。
(トラックパッド2本指でも可能です)

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
Ctrl + マウスホイール拡大・縮小⌘ + control + マウスホイール
(トラックパッド2本指を推奨)
Alt → W → J表示倍率を100%にするN/A

余談ですが、「Ctrl + Shift + マウスホイールで、横スクロールができます。
MacBookでは、「Command + Shift + マウスホイールです。

列幅の自動調整

監査調書を作成する際、列幅を適度に調整して見やすくする必要があります。
そこで活躍するのが次のキーです。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
Alt → H → O → I(ホイ)列幅自動調整N/A

具体的には以下のように行います。

検索のショートカット

そしてこのショートカットも外せません。頻繁に使用します。

下記のショートカットを使うことにより、Excelに限らず、PDFやWeb画面など、様々な場面で瞬時にキーワードを検索することができます。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
Ctrl + F検索⌘ + F

コピペ

最後にコピペを紹介します。
意外かもしれませんが、今回紹介する中では最も難しいです。
まず、基本的なコピペは、次のショートカットで行います。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
Ctrl + Cコピー⌘ + C
Ctrl + Vペースト(貼り付け)⌘ + V

それでは早速コピペの例を見ていきましょう。
下記図では、SUM関数が入っている緑のセル(C列6行目)を横のセルにコピーしようとしています。

ここでお気づきかもしれませんが、普通のコピペでは、色も数式もコピペをすることになります。
しかし、色をコピーしたくない場合や、関数を無視して値(上記例では140)だけを貼り付けたいケースもあります。
そのため、状況に応じてコピペの方法を使い分ける必要があります。

そこでまず、セルとバリューの概念について説明します。
cell:Excelのワークシート上の1つのマス目
value:セル内に入力されたデータそのもの
以下で図を使って説明すると、セルは箱で、その中に入っているものがバリューというイメージです。

ここで上記のイメージ通りに考えると、書式設定でセルに色を塗っても、外側のセルの色が変わるだけであり、中の値は変わりません。
つまり、Excelを扱う上で、cellとvalueを分けて考える必要があります。

cell → 書式

value → 数値や文字(値)

話を戻します。
cellだけペースト、valueだけペーストというように、ペーストの方法を使い分ける必要があります。
具体的には、次のようなショートカットを使います。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
Ctrl + V単純なペースト (valueもcellもペースト)⌘ + V
右クリック → V値貼り付け (valueのみペースト、ValueのVN/A
右クリック → F → Enter数式ペースト(FormulaのFN/A
右クリック → R書式ペースト(cellのみペースト)N/A

※右クリックの代わりにアプリケーションキーも可能です。

そして、実際にそれぞれの方法でペーストしてみると次のようになります。

なお、上記4種類は暗記を推奨しますが、覚えられない場合は、以下のショートカットで貼り付け画面を起動して選択しても問題ありません。

Windowsキー説明(参考)MacBookキー
Alt + Ctrl + V張り付けオプションの起動⌘ + option + V

おわりに

以上がショートカット入門編でした。
そして、今回で全3回の連載が終了です。

本連載第1回で述べたとおり、監査で最も使用するツールはExcelです。
そのため、Excelを使いこなすことで大きなパフォーマンス向上が期待できます。
入社してからでもぜんぜん遅くないですが、時間がある今こそ入門編をマスターするチャンスです。

ここまで読んでくださり、ありがとうございました。

【執筆者紹介】

村上 昌志(むらかみ まさし)

公認会計士試験に合格後、コンサルティング会社で原価計算や創業支援、事業計画作成等の業務を経験し、監査法人へ転職。監査法人では金融を主軸としつつ、卸売業、アミューズメント、エネルギー業等、多岐にわたって監査を経験。最近ではIPO業務に力を入れている。
また、若手向けに監査Excel研修を毎年開催しており、監査調書の作り方も一緒に学べると好評である。
・X(旧Twitter)@masashikaikei


関連記事

【お知らせ】申込受付中!『わかる! 使える! うまくいく! 内部監査 現場の教科書』(浦田信之 著)出版記念セミナー

好評発売中✨『マニュアルには載っていない 会計士監査 現場の教科書』

【広告のご案内】掲載要領(PDF資料)

ページ上部へ戻る